Por Melisa Ferradini
María Inés Bentancor es Técnica en Ceremonial y Protocolo. Estudió en A.U.C.Y.P. (Asociación Uruguaya de Ceremonial y Protocolo).Es Jefa del Dpto. de Prensa; RR.PP y Protocolo de la Junta Departamental de Salto. Además integra el Comité Patriótico en Casa de Gobierno con otras Instituciones públicas y privadas, allí se organizan todos los eventos patrióticos. Nuestro departamento también recibe alumnos de escuelas, liceos, U.T.U.y de la Universidad de la República a los cuales se les da charlas del funcionamiento del Legislativo Departamental y las diferencias con el Ejecutivo. En esta entrevista con CAMBIO, Ma. Inés nos cuenta como es el trabajo que realiza y la importancia y relevancia que tienen las reglas de ceremonial y protocolo en las actividades institucionales en la sociedad.
-¿Que? le impulso? a dedicarse al ámbito de la organización de eventos y el protocolo?
-Bueno desde muy joven comencé a trabajar en la Junta Departamental y con mi amiga María Auxiliadora Lima la cual falleció veíamos que era necesario un Departamento que se aboque a estas tareas. Se trabajó para crear el mismo en la Junta y realmente fue una excelente iniciativa que se transformó en realidad. A mí siempre me gustó el protocolo y el ceremonial. Me apasiona y entendí que el protocolo y los eventos son una herramienta de comunicación, organización y ayuda a transformar estudiantes en auténticos profesionales. Además esta profesión, en la que tienen cabida tantos perfiles diferentes, te permite adaptar tus inquietudes personales a la realidad del mercado laboral. En la Junta Departamental desde que asume el Presidente de la Junta que es un acto protocolar y de ceremonial se realizan diferentes eventos ejemplo conferencias, reuniones congresos etc., en los cuales se necesita de personas especializadas en el protocolo y el ceremonial, sumándole la etiqueta.
¿Cuál es el perfil del personal de protocolo y cómo es trabajar?
-El responsable de protocolo deber ser un gran organizador, gestor de actos, con una gran imaginación, innovador y detallista. Recomienda, aconseja y asesora. El protocolo sirve para lograr una buena y armoniosa convivencia en el ámbito laboral. Ayuda a comprender la necesidad de adaptarse, integrarse y conocer cuáles son las reglas para seguir y para observar el trato correcto tanto con los superiores como con los subalternos.
-¿Cómo definiría la disciplina del protocolo? ¿Qué papel juega en la sociedad actual?
-El protocolo en eventos es una herramienta de comunicación esencial para lograr que el acto celebrado sea un éxito. Cuando hablamos de protocolo nos referimos al conjunto de normas o reglas que se aplican en los actos para ordenar y situar a las personas que asistan y para jerarquizar los espacios que van a ocupar. En determinados eventos el protocolo es indispensable para poder determinar los pasos y normas que se deben llevar a cabo ante ciertas situaciones, de manera tal que no haya confusiones o imprevistos.
“El protocolo no está pensado para una persona u
organización en concreto, sino que regula el
funcionamiento de los actos”
-¿Cómo cree que ha evolucionado el ámbito del protocolo y la organización de eventos desde los inicios de su trayectoria profesional hasta ahora?
-Está claro que la dimensión de los eventos ha cambiado con el impulso que tienen en la actualidad las nuevas tecnologías. La escenificación, las técnicas y, sobre todo, la difusión de los actos, son la parte fundamental de esta evolución. Ha evolucionado y experimentado una adaptación a los nuevos retos de la sociedad. Los actos oficiales son ahora más sencillos mezclando tradición y modernidad. Se ha optado por un modelo ágil, en el que el público está siendo capaz de entender el protocolo y ceremonial que hasta hace unos años parecían reservados solamente a unos cuantos.
-¿Por qué es importante el protocolo?
-Lo voy a definir muy breve: “Comunicación a través de la imagen”. Es imprescindible dar sensación de orden y seguridad en la organización de cualquier acto. Dirá mucho, si lo conseguimos, de la institución a la que representamos. El protocolo es un código que ordena los actos institucionales. “El protocolo no está pensado para una persona o una organización en concreto, sino que regula el funcionamiento de los actos oficiales de la institución y surge por la necesidad de organizar a grandes grupos de gente”.
-¿Cuál es el acto más complejo que ha tenido que organizar y por qué??
-Fue el Congreso del Corredor Bioceánico donde participaron autoridades de países como Argentina, estados de Brasil, Bolivia y Paraguay, regiones de Chile, Perú y Uruguay. Se realizó en el año 2010 lo organizó la Junta nuestro departamento con el Presidente de ese momento. Fue nuestro Dpto. de Prensa, RR.PP y Protocolo que organizó ese Congreso no fue fácil desde la comunicación hasta la planificación del mismo. Se planifico organizó el evento que se realizó en el Teatro Larrañaga y culminó con una fiesta para agasajar a los invitados. Recuerdo que más de 300 autoridades vinieron de todos los países mencionados. También se realizaron en la Junta Departamental varios homenajes y se declararon ciudadanos ilustres a personas que se han destacado en nuestra ciudad y en el mundo como por ejemplo: Edison Cavani, Esc. Enrique Cesio, Dr. Néstor Campos, Prof. Ofelia Piegas y muchos más.
-¿Considera que hay muchas barreras y prejuicios en nuestra sociedad para entender la importancia del protocolo y del ceremonial?
-Si considero que aún hay barreras y prejuicios en nuestra sociedad para entender la importancia del protocolo y del ceremonial. Los prejuicios nacen y se vinculan a través de los diferentes agentes socializadores como la escuela, la familia y el grupo al que se pertenece. Gracias a ellos uno fundamenta creencias, normas o valores. Una barrera que los uruguayos tenemos para entender el protocolo o el ceremonial es la IMPUNTUALIDAD. Nunca llegan en hora a diferencia de los ingleses por ejemplo que entiende y aplican el protocolo al pie de la letra.
-Usted es un referente en protocolo y ceremonial de nuestro departamento, ¿qué consejos le daría a todos aquellos futuros profesionales del ámbito de la organización de eventos, el protocolo y las relaciones institucionales?
-Esta sería la frase para buen profesional del protocolo y ceremonial.” Orden en el caos y maestros de la improvisación”. “El protocolo es el arte que tiene que convertir el caos en confort en un minuto” y que “el peor evento es aquel que se suspende”. Por tanto, les diría a aquellos futuros profesionales de protocolo además de la preparación de los actos, debe ser capaz de funcionar incluso al margen de su presencia, aunque atento a resolver cualquier incidencia previsible. Siempre hay que estudiar y actualizarse en el protocolo y el ceremonial se flexibiliza y a través de la historia también ha cambiado.
